|
System Zarządzania Dokumentacją |
|
System zapewnia uporządkowanie wszystkich dokumentów funkcjonujących w przedsiębiorstwie oraz dowolnych procesów powiązanych z nimi. Wypracowana przez lata wiedza firmy gromadzona jest w centralnym elektronicznym archiwum, zapewniającym szybki, łatwy i autoryzowany dostęp do posiadanych zasobów, chroniąc dodatkowo firmę przed utratą ważnych informacji. Poprzez zastosowanie modułu archiwizacji dokumentów wraz z powiązaniem go z wydajnymi skanerami i regałami np. typu Rotomat otrzymujemy kompleksowy system zarządzania wszystkimi dokumentami. Budowa modułowa umożliwia ścisłe dopasowanie systemu do specyfikacji i potrzeb organizacji. | Główne moduły systemu: | Funkcje: | - Kartoteka dokumentów – umożliwia opis dokumentów systemu zapewnienia jakości (rodzaj dokumentu, wersja, autor). Kartoteka pozwala na kontrolowany dostęp do dokumentów w celu: akceptacji, weryfikacji.
- Rozdzielnik – pomocnicza baza danych pozwalająca na rejestrowanie obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie
- Kartoteka pracowników – pomocnicza baza danych wykorzystywana w rozdzielniku oraz kartotece dokumentów.
- Rodzaje dokumentów – pomocnicza kartoteka pozwalająca opisać i sklasyfikować dokumentację.
- Szablony – pomocnicza kartoteka do zarządzania szablonami dokumentów.
- Zestawienia i raporty – moduł umożliwiający dokonywanie zestawień dokumentów (np. według działów) oraz generowanie raportów.
- Moduły pomocnicze – służą do łączenia bazy danych z wybranymi programami zewnętrznymi (Open Office) lub regałami automatycznymi Rotomat.
- Archiwum – pozwala na przechowywanie kopii informacji zawartych w bazie danych.
- Moduły sieciowe – pozwalają na wykorzystanie programu w środowisku sieciowym oraz wymianę informacji pomiędzy innymi systemami baz danych (np. SQL). Dodatkowe moduły do obsługi poczty elektronicznej.
- Zabezpieczenia – umożliwiają kontrolowany dostęp do poszczególnych modułów i poleceń programu.
| - praca wielostanowiskowa
- scentralizowana baza wiedzy o dokumentach
- nadzór nad wszystkimi dokumentami w firmie
- intuicyjny interfejs użytkownika
- wielopoziomowe drzewo procedur
- współpraca z nowoczesnymi technologiami składowania typu Rotomat, sterowane przez system informatyczny
- odpowiednia struktura zabezpieczeń z podziałem na grupy i konta użytkowników Wielopoziomowa wyszukiwarka
- import i eksport danych do wielu formatów
| | Korzyści: | - skrócenie czasu wyszukiwania i przeglądania
- nadzór nad wszystkimi dokumentami łącznie z dokumentami w formie pisemnej
- usprawnienie obiegu informacji
- zarządzanie i nadzór nad zmianami w dokumentach
- szybki i autoryzowany dostęp do informacji
- częściowa eliminacja dokumentacji w formie papierowej
- dostęp on-line do aktualnych dokumentów
- oszczędność powierzchni
- eliminacja pomyłek związanych z wykorzystaniem nieaktualnych dokumentów
|
|
